به وبلاگ حسابداری سید مهدی حسین نژاد(سازنده اولین و پرفروش ترین نرم افزار برنامه ریزی کنکور کارشناسی ارشد حسابداری)خوش آمدید

وبلاگ تخصصي حسابداری - بخش دوم چر خه حسابداری_ مراحل حسابداری در پایان دوره مالی

قسمت اول چرخه حسابداری را می توانید از اینجا بخوانید

مرحله ششم_ اصلاح حسابهای دفتر کل ( ثبت اصلاحات در دفتر روزنامه و نقل آنها به دفتر کل)

مرحله هفتم_ تهیه صورتهای مالی

مرحله هشتم_ بستن حسابهای موقت

مرحله نهم_ تهیه تراز آزمایشی اختتامی


مرحله ششم_ اصلاح و تعدیل حسابهای دفتر کل

این مر حله در پایان دوره مالی و به منظور اصلاح، تعدیل و به تاریخ روز رساندن مدارک حسابداری انجام می گیرد. بعد از این که تمام معاملات و عملیات مالی در دفاتر حسابداری ثبت شد، بسیاری ازحسابهای دفتر کل مانده های صحیح را برای تهیه صورتهای مالی ارائه نمی دهند. حتی اگر تمام معاملات و عملیات مالی به درستی در دفاتر ثبت شده باشند، حسابداری تعهدی ایجاب می نمایدکه برای تطبیق حسابهای ترازنامه و صورت سود ود زیان با فرض دوره مالی و اصل وضع هزینه های یک دوره از درآمدهای همان دوره ( مقابله هزینه با درآمد) مانده برخی از حسابهای دفتر کل در پایان دوره مالی اصلاح شود. بنابراین برای تهیه صورتهای مالی صحیح، انقطاع دقیق معاملات و عملیات مالی در پایان دوره مالی ضروری است.

حسابهای دفتر کل به دلیل وجود حسابهای مختلط و معاملات و عملیات مالی که هنوز در حسابها ثبت نشده اند در پایان دوره مالی اصلاح می شوند.

ویژگیهای اصلی ثبتهای اصلاحی به شرح زیر است:

·     آنها در پایان دوره مالی در دفاتر ثبت می شوند. تاریخ ثبت اصلاحات در دفاتر حسابداری، آخرین روز هر دوره مالی است و این کار عملا در اوایل دوره مالی بعد انجام می شود.

·          حسابهای مختلط را به دو بخش دائمی و موقت تفکیک می کند. تمام ثبتهای اصلاحی هم بر ترازنامه و هم بر صورت سود و زیان اثر می گذارند.

·          به معاملات و عملیاتی مربوط می شوند که در یک دوره مالی رخ داده اند، اما آثار اقتصادی آنها به بیش از یک دوره مالی تسری دارد.

·          ابتدا در دفتر روزنامه ثبت می شوند و سپس به دفتر کل منتقل می شوند.

 

ثبتهای اصلاحی به سه گروه کلی زیر تقسیم می شوند:

1.      پیش پرداختها و پیش دریافتها (deferred items)  

از معاملات و عملیات مالی ناشی می شوند که در آنها پرداخت یا دریافت پول قبل از تحمل هزینه یا تحقق درآمد است و در دو حالت کلی زیر ایجاد می شود:

الف_ پیش پرداخت هزینه: پرداخت پول قبل از تحمل یا تعلق هزینه است، مانند پولی که برای حق بیمه پرداخت می شود. یا به عبارت دیگر مبالغی است که بابت انجام خدمات یا خرید ملزومات در یک دوره مالی پرداخت می شود اما در آن دوره مالی مورد استفاده قرار نمی گیرد و یا به مصرف نمی رسد.

مثال : پیش پرداخت اجاره_ در اول اسفندما ..13 تعمیرگاه دقیق مبلغ 120000 ریال بابت اجاره یکساله پرداخت می کند و به ترتیب زیر در دفتر روزنامه ثبت می کند:

تاریخ

عنوان حسابها و شرح

عطف

بدهکار

بستانکار

1

اسفند

پیش چرداخت اجاره

 

120000

 

 

 

                          بانک

 

 

120000

 

 

پرداخت اجاره یکساله تعمیرگاه . تاریخ شروع اجاره نامه 1/12/..13

 

 

 

 

در پایان اسفندماه ..13 تعمیرگاه یک ماه از مورد اجاره استفاده کرده است و فقط یازده ماه دیگر حق استفاده از آنرا دارد. مدارک حسابداری، یعنی مانده حساب پیش پرداخت اجاره در دفترکل نشان نمی دهد که معادل یک ماه یعنی 10000 ریال از مورد اجاره استفاده شده است. بنابراین حساب پیش پرداخت اجاره که در ابتدا به عنوان دارایی شناخته شده بود در پایان سال آن قسمت از پیش پرداخت که منقضی شده است یا مستهلک شده است به عنوان هزینه شناسایی و ثبت میشود. در حقیقت ثبت اصلاحی  زیر صورت می گیرد:

 

تاریخ

عنوان حسابها و شرح

عطف

بدهکار

بستانکار

29

اسفند

هزینه اجاره

 

10000

 

 

 

           پیش پرداخت اجاره

 

 

10000

 

 

ثبت هزینه اجاره اسفند ماه

 

 

 

 

        

پیش پرداخت اجاره ( دارایی)                                           هزینه اجاره (هزینه)

120000 (بدهکار)           10000  (بستانکار)                                       10000

 

 

آثار این ثبت اصلاحی:

·         اصلاح حساب دارایی :   

مانده حساب پیش پرداخت بعنوان یک دارایی بعد از نقل ثبت اصلاحی به مبلغ 110000 ریال تقلیل می یابد که این مبلغ در ترازنامه پایان سال منعکس می شود.

·         ثبت هزینه اجاره اسفند ماه

مانده حساب هزینه اجاره بعد از نقل ثبت اصلاحی 10000 ریال افزایش می یابد که این مبلغ در صورت سود وزیان انعکاس می یابد.

در صورتی که حسابها به ترتیب فوق اصلاح نشود، از یک طرف، هزینه 10000 ريال کمتر از واقع و نتیجتا سود خالص 10000 ريال بیشتر از واقع و از طرف دیگر، دارایی و سرمایه 10000

 

ب_ پیش دریافت درآمد: در یافت پول قبل از تحقق درآمد است، مانند پولی که از مستاجر پیش دریافت می شود. یا مبالغی است که بابت فروش کالا یا انجام خدمت در یک دوره مالی از مشتریان دریافت می شود اما در ازای آن کالا یا خدمتی در همان دوره مالی ارائه نمی شود.

این گونه معملات معمولا به حساب صندوق یا بانک بدهکار و به حساب پیش دریافت بستانکار می شود. حساب پیش در یافت جزء جسابهای بدهی است و بیانگر تعهد انجام خدمات یا تحویل کالا در آینده است.

تاریخ

عنوان حسابها و شرح

عطف

بدهکار

بستانکار

1

اسفند

بانک

 

180000

 

 

 

 پیش دریافت حق الزحمه خدمات

 

 

180000

 

 

پیش در یافت حق الزحمه سه ماهه

 

 

 

در پایان اسفند آن قسمت از درآمد که محقق شده است به حساب در آمد منتقل شده و در عوض از حساب پیش دریافت حق الزحمه کم می شود.

تاریخ

عنوان حسابها و شرح

عطف

بدهکار

بستانکار

29

اسفند

پیش دریافت حق الزحمه خدمات

 

60000

 

 

 

 درآمد حق الزحمه خدمات

 

 

60000

 

 

پرداخت اجاره یکساله تعمیرگاه . تاریخ شروع اجاره نامه 1/12/..13

 

 

 

 

آثار این ثبت اصلاحی:

الف_ اصلاح حساب بدهی:

مانده حساب پیش دریافت حق الزحمه خدمات بعد از انتقال ثبت اصلاحی به 120000 ريال تقلیل می یابد که این مبلغ در تراز نامه منعکس می شود.

ب_ ثبت درآمد حق الزحمه خدمات:

بعد از نقل ثبت اصلاحی مانده حساب درآمد حق الزحمه خدمات، 60000 ريال افزایش می یابد.

 

2.      هزینه و درآمدهای ثبت نشده (accrued items)  

از معاملات و عملیاتی ناشی می شوند  که در آنها دریافت یا پرداخت پول بعد از تحمل هزینه با تحقق درآمد است.

معملات و عملیات مالی مزبور به دو گروه کلی زیر تقسیم می شوند:

الف_هزینه ثبت نشده_ هزینه واقع شده ای است که هنوز ثبت و پرداخت نشده است، مانند دستمزدی که در پایان دوره مالی پرداخت نشده باشد.

ب_درآمد ثبت نشده_ درآمد تحقق یافته ای است که هنوز ثبت ودریافت نشده است، مانند حق الزحمه خدمات انجام یافته ای که صورتحساب آن تا پایان دوره مالی ارسال نشده است.

نکته:   برای اجرای دقیق اصل مقابله هزینه ها با درآمد، این گونه هزینه و درآمد های ثبت و پرداخت نشده و یا در یافت نشده باید در پایان دوره مالی در دفاتر ثبت شوند.

هزینه های ثبت نشده

هزینه های آب و برق پرداختنی:

قبوض آب و برق مصرفی تعمیرگاه تا پایان سال دریافت نشده است. آقای دقیق هزینه آب و برق اسفند ماه را از روی کنتورهای آب و برق تعیین و مبلغ آن را با توجه به نرخهای آب و برق مبلغ 8000 ريال برآورد کرد. بنابراین ثبت اصلاحی زیر در پایان اسفند ماه ضروری است:

تاریخ

عنوان حسابها و شرح

عطف

بدهکار

بستانکار

29

اسفند

هزینه آب و برق

 

8000

 

 

 

آب و برق پرداختنی

 

 

8000

 

 

ثبت مبلغ برآورد شده هزینه آب و برق اسفند ماه

 

 

 

 

آثار این ثبت اصلاحی عبارتند از:   

الف_ثبت 80000 ريال هزینه آب و برق مربوط به اسفند ماه در مدارک حسابداری که این مبلغ در صورت سود و زیان سال مالی منعکس می شود.

ب_ ثبت برآورد بدهی بابت آب و برق مصرفی اسفند ماه در مدارک حسابداری که این مبلغ به عنوان بدهی (آب و برق پرداختنی) در ترازنامه پایان سال منعکس می شود. این بدهی را می توان به جای آب و برق پرداختنی به حساب بستانکاران متفرقه منظور نمود، اما چون مبلغ این بدهی از طریق برآورد تعیین شده است معمولا به حساب بستانکاران که جنبه قطعی دارد منظور نمی شود.

درآمدهای ثبت نشده (accrued/unrecorded revenue)

درآمدهای ثبت نشده را معمولا درآمدهای وصول نشده و یا درآمدهای تحقق یافته اما وصول نشده نیز می گویند. این اقلام شامل درآمد هایی است که در طول دوره مالی تحقق یافته اند اما تا پایان دوره مالی در یافت و ثبت نشده اند. بنابراین در پایان دوره مالی با یک ثبت اصلاحی درآمد و مطالبات مربوط باید وارد دفاتر شود. مثلا، درآمد اجاره روزانه تحقق می یابد، اما در حسابداری آن را بعد از دریافت پول در دفاتر ثبت می کنند.  حال اگر در پایان دوره مالی، درآمد اجاره ای تحقق یافته ولی وجه آن هنوز دریافت نشده باشد، یک ثبت اصلاحی در پایان دوره مالی ضروری است.

آثار این ثبت اصلاحی عبارت خواهد بود از:

 

الف_ ثبت درآمد اجاره تحقق یافته

ب_ثبت مطالبات مربوطه یعنی اجاره دریافتنی که در ترازنامه پایان سال منعکس می شود.

3.      سایر اصلاحات

مبلغ این گونه اصلاحات بر اساس برآورد تعیین می شود، مانند تسهیم بهای تمام شده برخی از اقلام دارائی به دوره ای که مورد استفاده قرار گرفته اند و مطالبات مشکوک الوصول.علاوه بر اصلاحات مذکور، ثبتهای اصلاحی دیگری نیز برای تسهیم بهای تمام شده برخی از اقلام دارایی در پایان دوره مالی ضروری است. معمولا رقم این ثبتهای اصلاحی بر اساس برآورد و تخمین تعیین می شود. ساختمان، اثاثه و سایر اموال، عمر مفید محدودی دارند که طی آن دارایی مورد استفاده قرار می گیرد،  بخشی از بهای تمام شده آن به هزینه تبدیل می شود. برای تعیین رقم هزینه استهلاک هر سال، باید بهای تمام شده دارایی به عمر مفید برآوردی ان تقسیم شود، که این روش محاسبه را استهلاک مستقیم گویند. بقیه روشها را در پستهای آینده توضیح خواهم داد.

رقم استهلاک در پایان هر سال به حساب هزینه استهلاک بدهکار و به حساب استهلاک انباشته بستانکار می شود. استهلاک انباشته مانده بستانکار دارد و در ترازنامه از دارایی مربوطه کسر می شود. مبلغ خالص دارایی( بهای تمام شده منهای استهلاک)، بهای مستهلک نشده دارایی را نشان می دهد که در حسابداری به آن ارزش دفتری گویند.

با مقایسه بهای تمام شده و ارزش دفتری دارایی معلوم می شود که عمر مفید دارایی در حال پایان است و شرکت باید دارایی دیگری را در آینده نزدیک جایگزین آن نماید.

نکته: اگر اصلاحات پایان دوره مالی زیاد باشد، برای تهیه صورتهای مالی و ثبت عملیات پایان دوره مالی در دفاتر حسابداری از کاربرگ استفاده می شود. که در پستهای بعدی آنرا توضیح خواهم داد.

 

 مرحله هفتم_ تهیه صورتهای مالی

تهیه صورتهای مالی یکی از مهمترین وظایف حسابداران است، بنابراین به منظور حصول اطمینان از صحت اقلام مندرج درآنها، باید بررسیهای مکرر با دقت کافی انجام گیرد.

تهیه صورت سود و زیان (income statement)

برای انداره گیری نتایج عملیات یک موسسه باید درآمدها و هزینه های یک دوره با هم مقابله شود. این اطلاعات در گزارشی به نام صور سود و زیان منعکس می شود.

 تهیه ترازنامه (Balance Sheet)

صورتی را که وضعیت مالی یک موسسه را از طریق تلخیص داراییها، بدهیها و حق مالی صاحب سرمایه  در یک تاریخ مشخص نشان می دهد، اصطلاحا ترازنامه یا صورت وضعیت مالی می نامند.

  نکته:  سه رقم در ارتباط با هر یک از اقلام دارایی ثابت منعکس شده است: بهای تمام شده، استهلاک انباشته، ارزش دفتری. ارزش دفتری از مابه التفاوت بهای تمام شده و استهلاک انباشته بدست می آید. ارزش دفتری را نباید با ارزش جاری یا ارزش بازرا اشتباه کرد. ارزش دفتری مانده مستهلک نشده بهای تمام شده دارایی است. ارزش بازار ممکن است کمتر یا بیشتر از ارزش دفتری باشد. 

مرحله هشتم_ بستن حسابهای موقت

بعد از اصلاح، تعدیل و به تاریخ روز رساندن حسابهای دفتر کل و تهیه صورتهای مالی، مرحله هشتم یعنی بستن حسابها آغاز می شود. منظور از بستن حسابها، تلخیص عملیات دوره مالی و انتقال مانده کلیه حسابهای موقت (یعنی حسابهای منعکس در صورت سود و زیان) به حساب سرمایه است. قبلا توضیح داده شد که حسابهای درآمد و هزینه بخشی از حساب سرمایه است که برای جمع آوری اطلاعات لازم برای تهیه صورت سود و زیان مورد استفاده قرار می گیرند. درآمدها سرمایه را افزایش و هزینه ها سرمایه را کاهش می دهند.                

                                                حساب سرمایه

                              هزینه ها                              درآمدها

در هر دوره مالی این افزایشها و کاهشها به جای ثبت مستقیم در حساب سرمایه در حسابهای درآمد و هزینه ثبت می شوند و در پایان دوره مالی نتیجه عملیات یعنی سود یا زیان خالص به حساب سرمایه انتقال می یابد.

بنابراین قبل از بستن حسابهای موقت، حساب سرمایه مانده اول دوره را دارد، در صورتی که سایر حسابهای ترازنامه دارای مانده پایان دوره مالی هستند.

حسابهای موقت به دلایل زیر در پایان دوره مالی بسته می شوند:

الف_ انتقال نتیج عملیات(سود یا زیان خالص) به حساب سرمایه

ب_ رساندن مانده حسابهای درآمد وهزینه به صفر

برای بستن حسابهای درآمد و هزینه از یک حساب ئاسط یا واسطه به نام خلاصه حساب سود و زیا یا خلاصه درامد و هزینه و یا سود و زیان استفاده می شود.

حسابهای موقت معمولا به ترتیب زیر در پایان دوره مالی بسته می شوند:

1.    مانده یکایک حسابهای درآمد که در تمام سال مانده بستانکار دارند در آخر سال با یک ثبت مرکب، بدهکار و حساب خلاصه سود و زیان معادل جمع اقلام درآمد بستانکار می شود. این ثبت باعث می شود که مانده حسابهای درآمد صفر و به حساب خلاصه سود وزیان نقل شود، یعنی حسابهای درآمد بسته شوند.

2.    مانده یکایک حسابهای هزینه که در تمام سال مانده بدهکار دارند در آخر سال با یک ثبت مرکب، بستانکار و حساب خلاصه سود و زیان معادل جمع اقلام هزینه بدهکار می شود. این ثبت باعث می شود که مانده حسابهای هزینه صفر و به حساب خلاصه سود و زیان نقل شود، یعنی حسابهای هزینه بسته شوند.

3.    بعد از بستن حسابهای هزینه و درآمد مانده حساب خلاصه سود و زیان به حساب سرمایه بسته می شود. چنانچه در نتیجه انتقال مانده حسابهای درامد و هزینه به حساب خلاصه سود و زیان مانده این حساب بدهکار باشد زیان خالص دوره مالی را مشخص خواهد کرد و در صورتی که مانده آن بستانکار باشد سود خالص پایان دوره مالی معین خواهد گردید. انتقال سود یا زیان خالص به حساب سرمایه مانده حساب خلاصه سود و زیان را نیز به صفر تقلیل می دهد.

4.    اقدام بعد در بستن حسابها، انتقال مانده حساب برداشت به حساب سرمایه است. این ثبت باعث می شود که مانده حساب برداشت صفر و به حساب بدون مانده تبدیل شود. حساب برداشت به حساب خلاصه سود و زیان بسته نمی شود چون جزء حسابهای هزینه نیست و نقشی در تعیین سود یا زیان ندارد. حساب برداشت جزء حسابهای موقت است که در پایان سال مستقیما به حساب سرمایه بسته می شود.

مرحله نهم_ تهیه تراز آزمایشی اختتامی

منظور از تهیه تراز آزمایشی عبارتست از:

الف_ اثبات تساوی اقلام بدهکار و بستانکار

ب_ فراهم آوردن اطلاعات لازم برای استفاده های بعدی. 

دو نوع تراز آزمایشی قبلا توضیح داده شد: یکی تراز آزمایشی اصلاح نشده که بعد از ثبت و انتقال تمام معاملات  و عملیات مالی و قبل از ثبتهای اصلاحی پایان سال از مانده حسابهای دفتر کل تهیه می شود و دیگری تراز آزمایشی اصلاح شده که مانده حسابها را بعد از ثبت و انتقال تمام ثبتهای اصلاحی نشان می دهد. سومین تراز آزمایشی که، بعد از بستن  حسابهای موقت تهیه می شود، تراز آزمایشی اختتامی است. تراز آزمایشی اختتامی تنها فهرستی از حسابهای دائمی( یعنی حسابهای دارایی، بدهی و سرمایه )است. چون حسابهای  موقت ( یعنی حسابهای درآمد و هزینه و برداشت) قبلا به حساب سرمایه منتقل و بسته شده اند. اگر اشتباهاتی در مرحله بستن حسابها رخ داده باشد دفتر کل در پایان دوره مالی توازن نخواهد داشت و چون مانده حسابهای داءمی به دوره مالی بعد منتقل می شود تا قبل از تهیه تراز آزمایشی دوره بعد، اشتباهات کشف نشده باقی می ماند. تهیه تراز آزمایشی اختتامی به حسابداران امکان می دهد که قبل از ثبت معاملات و عملیات مالی دوره جدید، از تساوی جمع مانده های بدهکار با جمع مانده های بستانکار حسابهای دائمی در پایان دوره مالی مطمئن شوند. 

+ نوشته شده  دوشنبه شانزدهم فروردین 1389ساعت 18:29  توسط حسین نژاد  |